Uvodne odredbe
Sukladno Uredbi (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Europskog vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih, koja je u punoj primjeni od dana 25. svibnja 2018. kao i Zakonu o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka, Megatrend poslovna rješenja (dalje u tekstu Voditelj obrade), donosi Politiku upravljanja i zaštite osobnih podataka. Politikom se regulira koji podaci se prikupljaju, na koji način se obrađuju i u koje se svrhe upotrebljavaju. Politika ujedno definira prava ispitanika i adrese za komunikaciju.
Načela
Politika o zaštiti osobnih podataka temelji se na sljedećim načelima obrade osobnih podataka:
- zakonitost, poštenost i transparnetnost
- ograničavanje svrhe i smanjenje količine podataka
- točnosti i potpunosti osobnih podataka
- ograničenje pohrane
- cjelovitosti i povjerljivosti podataka
- pouzdanosti (usklađenjem sa svim gore navedenim načelima)
Politika se primjenjuje na sve osobne podatke koje prikuplja Voditelj obrade.
Vrste podataka koje se prikupljaju
Voditelj obrade prikuplja osobne podatke od slijedećih kategorija subjekata:
- Zaposlenici
- Poslovni partneri (osobni podaci u tvrtkama koji su kupci ili dobavljači ili fizičkih osoba koje su kupci)
- Potencijalni poslovni partneri (osobni podaci u tvrtkama koji su potencijalni kupci ili dobavljači
Voditelj obrade vodi brigu o prikupljanju samo nužnog opsega osobnih podataka koji je potreban za postizanje zakonom utvrđene svrhe u koju se podaci obrađuju. Naši informatički sustavi su tehničkim i organizacijskim mjerama zaštićeni od neovlaštenog pristupa, izmjene ili širenja podataka, kao i od gubljenja ili brisanja.
Temelj i svrha prikupljanja osobnih podataka
Osobne podatke Voditelj obrade prikuplja na temelju zakonskih obveza, temeljem potreba poslovanja i temeljem privola. Podatke upotrebljavamo samo za utvrđene, jasne, legitimne i očekivane svrhe, te ih ne prosljeđujemo i ne koristimo u nepredviđene ili neočekivane svrhe.
- Ispunjenje zakonskih obveza – Osobni podaci koji se odnose na zaposlenike. Prikupljaju se radi ispunjenja zakonskih obveza (Zakon o radu).
- Nužno za izvršavanje ugovora – Osobni podaci osoba u tvrtkama s kojima Megatrend posluje. Podaci se prikupljaju u mjeri koja je potrebna da bi se ispunile ugovorne obveze.
- Temeljem privola – Voditelj obrade prikuplja podatke o potencijalnim korisnicima proizvodima i usluga. Ovi podaci uključuju osnovne podatke (ime i prezime, adresa elektroničke pošte) a koriste se u svrhu pozivanja na događanja koja organiziramo i informiranja o našim proizvodima i uslugama.
Ovisno o svrsi i pravnoj osnovi temeljem koje se prikupljaju osobni podaci ispitanika, Voditelj obrade je u pojedinim slučajevima u obvezi čuvati osobne podatke u vremenskom trajanju (razdoblju) koje za pojedinu svrhu propisuju mjerodavni propisi. Protekom zakonskog roka koji obvezuje Voditelja obrade na čuvanje pojedinih osobnih podataka ili prestankom svrhe isti se brišu ili arhiviraju.
Prava ispitanika
Voditelj obrade omogućuje sva prava ispitanicima u skladu s regulativom: pravo na pristup, pravo na zaborav, pravo na ispravak, pravo na ograničenje obrade, pravo na prenosivost podataka, pravo na prigovor.
Procedure
Za dosljedno provođenje Politike definiraju se sljedeće procedure:
- Procedura za slučaj povrede osobnih podataka (izvještavanje AZOP-a, ispitanika, dokumentiranje) kada je potrebno, s rokovima prema Uredbi.
- Procedura za provjeru i ažuriranje tehničkih i organizacijskih mjera za zaštitu osobnih podataka (promjena regulative, uvođenje novih obrada, jednom godišnje – audit mjera)
- Procedura za upravljanje privolama (prikupljanje, povlačenje, vremenski istek, brisanje osobnih podataka…)
- Procedura za pisanu evidenciju obrade (definira obrazac i podatke koje treba voditi kroz evidenciju)
Komunikacija
U slučaju bilo kakvih pitanja o zaštiti osobnih podataka, ispitanici se mogu obratiti putem elektroničke pošte na e-mail adresu poslovna.rjesenja@megatrend.com ili pisanim putem na adresu tvrtke.
Upiti se moraju obraditi bez nepotrebnog odgađanja i u skladu sa zakonskim obvezama.
Izmjene i dopune politike o zaštiti osobnih podataka
Voditelj obrade zadržava pravo izmijeniti i dopuniti ovu Politiku u bilo kojem trenutku, bez davanja bilo kakve posebne obavijesti zainteresiranim osobama.